При обеспечении хранения томов с проектной документацией, выполняется следующий алгоритм действий:
- Создается обложка, в которую оборачивается документ
- Прикрепляется обязательно титульник, на котором указанно, что это за документация и за что она отвечает
- Затем выносится полное содержание проектной документации
- Формируется состав документации после определения содержания
- Выносится вся текстовая информации
- Затем в краткой форме выносятся схемы и чертежи, которые описываются в документации.
В состав проектной документации не вносят информацию о каких-либо изменениях и формировании конструктивных расчетов. Более того, технологические решения так же не вносят в состав документации. Эта информация содержит необходимые данные только для проведения строительных работ. Затем тома оформляют в соответствии со стандартами и требованиями. После чего документ попадает архив организации, где и хранится. Все расчеты, выполненные организацией, предоставляются заказчику в полном объеме. Так же документация проходит контроль государственной экспертизы. Если будут выявлены какие-либо ошибки или недочеты, то в этом случае необходимо будет провести изменения в документации.
Каждый комплект проектной документации подписывается. На начальных листах приводится общая информация по чертежам. Она содержит в себе ряд ведомостей и иных указаний по строительной работе. Первый лист каждого проектного документа обязательно содержит в себе следующие сведения:
- Полный чертеж всей конструкции
- Документы, которые содержат описание деталей и технологические характеристики
- Второй комплект чертежей всей конструкции, оформленный в другой форме
- Если проект содержит больше одной схемы, то их специфика также указывается на начальном листе
- В соответствии с общепринятыми и установленными стандартами вводится расшифровка всех условных обозначений на чертежах
- Общие сведения о проекте
- Прочая информация, которая регулируется нормами и стандартами проектной документации.
Все эти ведомости содержат в себе полный перечень листов основного комплекта. При его оформлении проставляются ссылки на общие данные проектной документации для понятности изображения чертежей.
Списание проектной документации
Рано или поздно наступает момент, когда проектной документации накапливается слишком много. Тогда следует решать что делать: списывать или уничтожать. Однако ни первый вариант, ни второй сделать, так просто не получится. Все потому, что проектная документация это очень важный документ, от которого нельзя избавиться просто так. Это официальные бумаги, которые положено хранить.
Для того, чтобы решить этот непростой вопрос рекомендуется обратиться в специализированную организацию, которая занимается вопросами об утилизации и хранении проектной документации.
Такие компании помогают найти выход из сложившейся ситуации по закону. Ненужные со временем бумаги будут продолжать накапливаться и тогда потребуется обратиться в организацию, которая поможет все сделать правильно. К слову, замена проектной документации, тоже нелегкий труд. Здесь так же важно знать, как сделать это правильно. И переработка проектной документации отнимает много времени. Итак, зачем производить списание документации?
Списание проектной документации решает много пространственных вопросов:
- К примеру, если Вы берете в аренду помещение для хранения проектной документации, то нередко задумываетесь о том, зачем нужно ранить всю документацию. Просто так избавиться от бумаг нельзя, а хранить больше не представляется возможным? Тогда Вам просто нужно обратиться в соответствующую организацию, которая поможет Вам правильно списать ненужные Вам бумаги.
- Списание экономит не только Ваши средства, но и силы. Для того, чтобы в архиве найти нужную документацию у Вас уйдет уйма времени и сил. Проще всего списать документы, которые занимают много места и уже Вам не нужны.
Переработка проектной документации
Что касается данного вопроса, то тут тоже можно подойти с решением правильно. Устаревшие и ненужные Вам бумаги следует хранить по закону не меньше десяти лет. За это время может накопиться столько проектной документации, что потребуется арендовать новое помещение. Лучше всего обратиться в организацию, которая поможет Вам выполнить переработку и привести в порядок архив важных бумаг.
Списание проектной документации законным способом
Для того, чтобы законным способом избавиться от ненужных бумаг, следует провести тщательную работу, посетив множество инстанций для получения акта на списание документации. Без этого алгоритма действий уничтожать документы нельзя. За это можно получить довольно приличный штраф и другие неприятные последствия. Однако для того, чтобы определить какие именно документы Вам уже можно списать придется потратить немало времени и сил. Для того, чтобы не сделать необдуманных поступков лучше всего обратиться в организацию, которая занимается проектной документацией. Сотрудники проведут экспертизу, и помогут Вам определить какие, бумаги уже можно утилизировать, а какие стоит еще держать в архиве. Специалисты проверят всю Вашу документацию довольно быстро и помогут сделать правильный выбор. Не стоит подвергать свою компанию риску, пытаясь самостоятельно разобраться в сроках хранения и утилизации проектной документации.
Согласно действующему законодательству нарушения сроков хранения бумаг незаконны и наказуемы. Замена проектной документации производится по стандартам и регулируется законодательством.
Обязательно проследите один очень важный момент. Если Вы обратились в организацию с целью списания каких-либо документов, то организация обязана Вам выдать на руки соответствующий акт о списании бумаг. Таким образом, в дальнейшем, если возникнут непредвиденные ситуации всегда можно с помощью этого документа подтвердить законность своих действий. Переработка проектной документации долгий процесс. Он требует правильного подхода, а главное профессионального. Все потому, что неправильное обращение с документацией может повлечь за собой ряд неприятных последствий, которых лучше избежать. Замена проектной документации - тоже довольно сложный и долгий процесс. Без опыта и минимальных знаний в этой отрасли трудно будет произвести замену правильно. Поэтому лучше всего обратиться в специализированную компанию. Переработка проектной документации проводится в несколько этапов, которые так же нужно знать и уметь выполнять. Чтобы сэкономить время лучше всего обратиться к специалистам.
